samedi, 18 juin 2011 09:53

ACCENT: Les six missions du directeur de programme

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L'acronyme A.C.C.E.N.T. décrit les six activités principales sur lesquelles doit se focaliser le Directeur de Programme pour mener à bien son programme.

La direction de programme décrit le processus de gestion de plusieurs projets corrélés. Ces dernières années, cette nouvelle dimension de la gestion de projet a été professionalisée. Par exemple, le PMI (Project Management Institute) propose à présent à ses adhérents de passer une certification sur la direction de programme.

Alors que la gestion de projet est focalisée sur la bonne exécution des projets - c'est-à-dire dans les temps, aux coûts prévus et en délivrant la qualité attendue -, la direction de programme possède des objectifs complémentaires, comme l'évaluation de la valeur ajoutée de chaque projet du portefeuille, qui permet d'effectuer des arbitrages pouvant conduire à ré-allouer des ressources ou arrêter certains projets.

 

Anticipate Anticiper. Un Directeur de Programme est avant tout un visionnaire. C'est lui qui met en oeuvre la stratégie à long teme définie par la Direction. De ce fait, son rôle ne se borne pas seulement à vérifier que le travail détaillé de chaque projet est réalisé dans les règles de l'art -- cette fonction incombe aux chefs de projet. Le directeur de programme doit toujours se projeter sur les phases ultérieures de l'exécution des projets, rendre ses chefs de projet attentifs aux activités sur lesquelles des décisions du management auraient des dépendances et pourraient affecter les objectifs à long terme du programme. L'anticipation est également illustrée à travers une gestion proactive des risques du programme.
Communiquer. Cette responsabilité est le propre des Directeurs de Programme comme des chefs de projet. Il est généralement admis que la communication est la première des activités d'un bon chef de projet. Pour les directeurs de programme, la communication est encore plus importante. Les Directeurs de Programme doivent en permanence s'assurer qu'une bonne communication est effectuée à tous les niveaux, entre le Management, les clients et les équipes d'exécution à travers ses chefs de projet. La communication ne se borne pas à "pousser" des emails ; le directeur de programme doit être bien plus qu'une simple boîte aux lettres ! Nous pouvons plutôt le comparer à une machine de filtrage et de diffusion avancée. Sa responsabilité est de communiquer au management et aux Clients l'information appropriée, escalader lorsque c'est nécessaire ou lorsque des décisions sont requises. Dans l'autre direction, il communique les décisions ou l'information importante du management et des Clients, que ses chefs de projets doivent connaître et traiter dans le cadre de leurs projets respectifs.
Concilier. La diplomatie est certainement l'une des compétences les plus importantes pour un Directeur de Programme. Il reçoit souvent des escalades de la part de ses chefs de projet ou des problèmes pour lesquels son arbitrage est requis. Bien sûr, le directeur de programme doit être un leader, et de ce fait, il est amené à prendre les décisions que les parties prenantes du programme vont appliquer. Mais arriver à faire en sorte que les parties prenantes adhèrent aux meilleures décisions pour le projet, et donc par ricochet pour le programme, est bien plus efficace que de les imposer arbitrairement.
Evaluer. La capacité à évaluer est également une activité inhérente aux Directeurs de Programme comme aux chefs de projet. Cependant, les éléments sur lesquels portent l'évaluation sont différents entre ces deux professions. Tandis que le chef de projet va en permanence évaluer les activités de son projet, identifiant la valeur acquise et les impacts sur les coûts et les délais, évaluant les risques et leurs impacts sur le projet, le Directeur de Programme, quant à lui, évaluera comment chaque projet va contribuer individuellement au succès du programme.
Négocier. Les programmes comme les projets ne sont pas de longs fleuves tranquilles et n'évoluent pas dans un environnement neutre, indépendant et apolitique. La déviation du périmètre des projets ("Scope creep") est le premier dommage collatéral de cette interaction entre les projets et leur environnement. Au niveau du programme, la dimension politique prend une tout autre dimension. Le Directeur de Programme est impérativement tenu de négocier avec son management, le Client mais également ses propres chefs de projet, afin d'obtenir un équilibre entre les intérêts divergents de toutes ces parties prenantes. Notre Directeur de Programme est également une force d'équilibre très puissante.
Tracer. Le suivi est l'activité qui vient en premier à l'esprit quand on leur demande ce qu'un Directeur de Programme devrait faire. Bien que le suivi détaillé des activités soit l'apanage de chacun des chefs de projet au niveau de leur projet respectif, le Directeur de Programme doit effectuer le suivi de la santé de chacun des projets, et fournir une vue consolidée de son programme auprès du management. Un suivi rapide, mais régulier, de chacun des projets avec les chefs de projet, est absolument indispensable pour garder un lien étroit entre le Directeur de Programme et ses chefs de projet.
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Arnaud Bonneville

Arnaud Bonneville est Directeur Associé d'Alterest. Interim Manager et Programme Manager, il mène des missions de direction de projets et de programmes en France et à l'international depuis plus de 15 ans.