lundi, 18 avril 2011 21:10

Une approche pragmatique de la gestion des coûts du projet

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Voici quelques règles simples à mettre en œuvre pour suivre les coûts de votre projet et estimer les coûts restants. Utilisant la gestion de la valeur acquise (Earned Value), ces règles vous aideront à maîtriser les coûts du projet et à vous avertir au plus tôt d’une dérive potentielle des coûts.

1. Définition de la référence des coûts du projet (Cost Baseline)

Cette première étape est certainement celle que tout chef de projet réalise pendant la phase de planification du projet.

Quels sont les coûts auxquels vous devez penser ?
Voici un petit moyen mnémotechnique pour vous faire penser à tous les coûts potentiels : TELMIF. TELMIF signifie:

  • Transferts - y a-t-il des contrats, personnes, biens... à transférer durant le projet ?
  • Externes - prestations externes et consulting
  • Logiciels - licences logicielles et coûts de maintenance associés
  • Matériels - coûts d’investissements initiaux du matériel et coûts de maintenance
  • Internes - charge de travail interne sur le projet
  • Frais - frais de déplacement, hébergement, nourriture...


Pour chacune de ces catégories, vous devez à présent estimer les coûts projet.

  • Pour la catégorie Internes, vous allez bien sûr utiliser votre échéancier du projet pour déterminer les coûts associés. Une fois que vous aurez listé toutes les activités à réaliser ainsi que leurs dépendances, et assigné des ressources pour chaque activité, vous pourrez calculer les coûts totaux en ressources pour le projet. Pour déterminer la référence de base des coûts, il s’agira ensuite de répartir ces coûts par période de travail (je vous recommande d’utiliser la semaine comme unité de période de travail).
  • Pour les catégories Matériels, Logiciels, Externes et Transferts, utilisez également votre échéancier du projet pour déterminer à quelle période de travail ces coûts seront engagés. Par exemple, placez les coûts du matériel à la même semaine que votre activité liée à la commande de ce matériel, ou trois semaines plus tard si vous estimez le délai de livraison à trois semaines, ou encore deux mois plus tard si vous souhaitez suivre le décaissement, en tenant compte des conditions de paiement.
  • Pour la dernière catégorie Frais, je vous suggère d’estimer le nombre total de journées de déplacement requises par votre projets, et de les répartir équiblement durant tout le cycle de vie du projet. Vous pouvez éventuellement augmenter la fréquence des déplacements à certaines phases du projet, comme lors de la planification ou de l’exécution, en fonction des spécificités de votre projet.


Une fois ces différents coûts estimés, vous devriez pouvoir construire le tableau suivant :

Activité
Semaine Début
Semaine Fin Nombre unités
prévu
Unité d'oeuvre Coût unité d'oeuvre Coût prévu
INTERNES            
1. Préétude et lancement 518 520 12,5 j. homme 500 € 6250 €
2.1. Définition du processus 518 521 33 j. homme 500 € 16500 €
2.3. Documentation 520 523 14 j. homme 500 € 7000 €
             
MATERIELS            
Serveur 530 530 30000 Euro 1 € 30000 €
             
EXTERNES 525 527 15 man days 900 € 13500 €
             
LOGICIELS            
Licences 528 528 100000 Euro 1 € 100000 €
             
FRAIS            
Déplacements 518 518 2 Jour dépl. 650 € 1300 €
Déplacements 519 519 2 Jour dépl. 650 € 1300 €



Maintenant que l’ensemble des coûts projet sont détaillés et connus, il est grand temps d’établir le graphique de référence des coûts (la fameuse « courbe en S » - le graphique ci-dessous vous montre une courbe en S typique, représentant les coûts projet cumulés dans le temps.)

Courbe en S


Pour cela, il vous faudra créer un tableau intermédiaire qui fera l’addition, pour chaque semaine, des coûts planifiés, et qui calculera le coût cumulé semaine après semaine. Si l’on reprend l’activité “préétude et lancement” du tableau précédent, vous voyez que l’activité de 12,5 jours s’étale sur trois semaine. On peut donc supposer que ces journées se répartiront linéairement, soit 4,17 jours par semaine. Si vous êtes habitués aux macros Excel, cela peut se faire automatiquement (voir l’exemple en fin d’article). Un simple graphique Excel vous permettra ensuite de générer la référence des coûts à l’aide du tableau suivant :

Semaine Somme (Coûts prévus) Coûts prévus cumulés
518 7 508 € 7 508 €
519 7 508 € 15 016 €
520 7 958 € 22 974 €
521 5 875 € 28 849 €
522 1 750 € 30 599 €
523 1 750 € 32 349 €
525 4 500 € 36 849 €
526 4 500 € 41 349 €
527 4 500 € 45 849 €
528 100 000 € 145 849 €
530 30 000 € 175 849 €


N’oubliez pas que la référence des coûts fait partie intégrante du plan projet. Aussi, tout changement sur cette référence doit être géré au travers du processus intégré de gestion des changements.

2. Mesure de la progression du projet

A partir d’ici, la tâche va se compliquer quelque peu, car le chef de projet doit évaluer l’avancement du projet, et déterminer les coûts associés. La gestion de la valeur acquise est une méthode permettant de voir si le projet est dans les temps et dans le budget… mais comment calculer cette fameuse « valeur acquise » ?

Pour y arriver, vous devez ajouter quelques colonnes dans le premier tableau que nous avons construir tout à l’heure:

  • Unités d’oeuvre consommées (1). Elles s’expriment en jours homme pour la catégorie Internes, mais également en unités monétaires pour les catégories Matériels ou Transferts
  • Pourcentage d’avancement. C’est bien sûr le plus dur à évaluer, surtout pour les activités des catégories Internes. L’institut PMI propose différentes méthodes pour évaluer ce pourcentage d’avancement. Parmi les méthodes les plus courantes, je vous suggère soit la méthode du 0-100 (une activité est soit non démarrée, soit terminée), soit la méthode du 0-50-100 (une activité est à 50% dès lors qu’elle est démarrée, et passe à 100% une fois terminée).
  • Ces deux nouvelles colonnes vous permettent alors de calculer « l’estimation de fin » (Estimate At Completion) pour l’activité concernée. Si une activité avait un budget de 10 k€, que 4 k€ ont déjà été dépensés et que l’activité est réalisée à 50%, l’estimation de fin pour cette activité sera de 4/50% = 8 k€ (2)

 

Activités Coût
unité d'oeuvre
Unités prévues
Unités consom.
%
Coût prévu
Coût réel
Coût estimé
de fin
INTERNES              
1. Préétude et lancement 500 € 12,5 29,2 100% 6 250 € 14 600 € 14 600 €
2.1. Définition du processus 500 € 33 12,25 50% 16 500 € 6 125 € 12 250 €
2.3. Documentation 500 € 14 2 15% 7000 € 1000 € 6667 €
               
MATERIELS              
Serveur 1 € 30 000 35 000 100% 30 000 € 35 000 € 35 000 €
               
EXTERNES 900 € 15 0 0% 13 500 € 0 € 13 500 €
               
LOGICIELS              
Licences 1 € 100 000 0 0% 100 000 € 0 € 100 000 €
               
FRAIS              
Déplacements 650 € 2 3 100% 1 300 € 1 950 € 1 950 €
Déplacements 650 € 2 0 0 % 1300 € 0 € 1 300 €


Si vous répétez ce calcul pour chaque activité, vous allez pouvoir ajouter deux séries dans votre courbe en S : la courbe des “coûts réels”, qui montre le cumul par semaine des chiffres calculés en (1), et la courbe des “estimations de fin”, qui montre le cumul par semaine des chiffres calculés en (2). Pour ces deux courbes, vous devrez également utiliser un tableau intermédiaire qui cumule ces chiffres par semaine en les ventilant linéairement si l’activité s’étale sur plusieurs semaines.


Baseline des coûts


Vous pouvez également ajouter deux séries à cette courbe afin de mettre en évidence:

  • Le coût initial / coût révisé du projet : si votre projet a fait l'objet d'une révision budgétaire, il est toujours intéressant de conserver le budget initial
  • La valeur acquise : cette courbe montre la valeur du travail réalisé, qui est différente des coûts engagés. En effet, vous pouvez avoir passé plus de temps sur une activité qui au final, aura une valeur plus faible.
Baseline des coûts étendue


Le fichier Excel qui suit est un exemple qui met en pratique les notions présentées ici. J’y ai ajouté une Macro qui calcule les tableaux intermédiaires et construit la courbe en S. Il vous suffit donc de remplacer les exemple par vos propres activités projet, et vous pourrez utiliser le fichier pour suivre vos coûts.

 

Modèle Excel - Gestion des coûts du projet

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Arnaud Bonneville

Arnaud Bonneville est Directeur Associé d'Alterest. Interim Manager et Programme Manager, il mène des missions de direction de projets et de programmes en France et à l'international depuis plus de 15 ans.