dimanche, 03 avril 2011 21:27

Comment choisir un fournisseur ?

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Cet article vous fournit une méthodologie pour sélectionner un fournisseur pour votre projet. La sélection de fournisseur est une tâche critique pour la plupart des projets. Comment en effet être certain de choisir le meilleur fournisseur? Cet article vous donnera quelques guides pour vous y retrouver.

1. RFI, RFP, RFQ... quelques définitions

{mosimage}L'activité de sélection de fournisseur est une activité clé dans la gestion de projet, et ce dans n'importe quelle entreprise. Si vous travaillez en PME, vous serez un acteur principal, accompagné par votre management qui participera aux négociations de prix. Si vous travaillez dans un grand groupe, votre management vous délimitera le budget, le service Achats négociera les meilleurs prix. Mais pour les aspects techniques, c'est vous qui serez concerné !
C'est pour ces raisons que le chef de projet (et son équipe) doivent participer à la phase de sélection de fournisseur, car ils auront pour rôle :

  • De définir les prérequis fonctionnels ou techniques
  • De définir les critères de sélection du fournisseur
  • De lire et d'évaluer les offres
  • De travailler en étroite coopération avec le fournisseur retenu lors de l'implémentation.

Avant de décrire la méthodologie que je vous propose, je souhaite d'abord vous donner quelques définitions que vous pouvez trouver dans une procédure d'appel d'offres vers le marché.


Un RFI (Request For Information) est un document que vous envoyez aux fournisseurs potentiels, où vous leur présentez le contexte du projet, ses objectifs, et décrivez sommairement les Services ou Produits que vous souhaitez sélectionner sur le marché. En retour, les fournisseurs potentiels vous transmettront une description synthétique de leur produit ou service, et vous présenteront l'équipe qui travaillera sur l'appel d'offres. Le RFI est envoyé en début de phase de sélection. Ce document est optionnel.

Un SOW (Statement of Work) est le document de spécifications du travail à faire. On peut aussi parler de cahier des charges ou de C.C.T.P. (Cahier des Clauses Techniques Particulières) pour les appels d'offres publics. Ce SOW peut être un document séparé ou compris dans le RFP/RFQ.

Un RFP (Request For Proposal) ou RFQ (Request For Quotation) est le document que vous envoyez aux fournisseurs qui partiperont à l'appel d'offres. Pour ceux qui ont l'habitude des appels d'offres publics, c'est l'équivalent du C.C.A.P. (Cahier des Clauses Administratives Particulières). Vous trouvez dans ce RFP les modalités de la consultation, les réponses que vous attendez du fournisseur, sur le fond et sur la forme, les prérequis contractuels ou légaux, les dates limites de réponse et le calendrier de la consultation. Vous y trouvez également une référence au SOW.

Pourquoi a-t-on deux noms pour la même définition ? En fait, le RFP et le RFQ mentionnent le même document, la différence se situe dans le type de réponse que vous attendez. Quand vous envoyez un RFP, vous attendez du fournisseur une offre de prix, bien évidemment, mais surtout vous attendez une proposition complète, incluant une description technique de la solution proposée. Quand vous envoyez un RFQ, vous attendez un prix, et rien d'autre. Aussi, si vous lancez un appel d'offres pour acheter une machine-outil, vous préférerez le RFP. Si vous avez besoin de 100.000 composants électroniques, ce sera évidemment un RFQ !

2. Préparez votre appel d'offres

2.1 Définissez vos besoins

La première chose sur laquelle vous devez vous pencher est de spécifier... ce que vous souhaitez acheter. La définition des besoins peut être un exercice long et ardu, c'est pourquoi je vous en parle en premier. Bien entendu, les besoins ne seront pas les mêmes pour un Produit ou pour un Service. Dans la plupart des cas vous avez besoin des deux ! C'est pourquoi il est important de se réunir et de créer un groupe de travail sur la définition des besoins (ne le faites pas tout seul, vous ne penserez pas à tout ! Veuillez consulter mon article sur l'animation de projet à cet effet).

Que doit-on mettre dans les spécifications ?

Spécifications fonctionnelles

C'est l'exercice le plus fréquent quand vous préparez une spécification. Vous allez identifier toutes les "fonctionnalités" de votre produit. Pour les services, on parlera d'ailleurs plutôt de "livrables". Voici mes conseils sur le sujet :

  • Donnez un identifiant unique à chaque fonctionnalité / livrable
  • Chaque fonctionnalité / livrable doit décrire un seul besoin précis (pas plus)
  • Demandez aux soumissionnaires de répondre fonctionnalité par fonctionnalité, en référençant l'identifiant unique pour que vous puissiez vous y retrouver
  • Si vous demandez une combinaison Produit / Service, n'oubliez pas de spécifier les services attendus !

Niveaux de service et performances
Vous pouvez inclure à votre cahier des charges des indicateurs de performance comme partie intégrante de votre besoin. Dans le cas d'un choix de logiciel par exemple, vous pouvez indiquer un temps de réponse maximum, un nombre d'utilisations concurrentes ou un temps de disponibilité à atteindre. Dans ce cas, si vous demandez ce type d'indicateurs, vous devez spécifier la manière dont ils seront calculés et les éventuelles pénalités en cas de non conformité.

Plans, dessins
Si vous souhaitez sous-traiter la production d'un composant que vous avez conçu, vous serez responsable de la performance du produit. Si le fournisseur respecte les plans, il ne pourra être tenu responsable des piètres performances du produit. Dans certains cas, il vaut mieux parfois réfléchir à deux fois et s'en tenir au niveau des spécifications fonctionnelles, afin de laisser la charge de la responsabilité chez le fournisseur !

2.2 Identifiez vos fournisseurs potentiels

La seconde étape de la préparation consiste à identifier les fournisseurs potentiels qui concourront à votre appel d'offres. C'est la phase de documentation pendant laquelle vous devez trouver les meilleurs candidats. Voici les moyens qui permettent de vous aider :

  • Liste de fournisseurs préférés de votre entreprise (le cas échéant)
  • Recherches sur Internet. Cela vous donnera une première idée sur le marché et les principales parties prenantes
  • Articles de recherche. Si vous avez accès à de telles bases de données comme le Gartner Research, cela peut vous être d'une grande aide
  • Catalogues et publications métier
  • Forums, salons et rencontres professionnelles.

Une fois cette liste de fournisseurs identifiée, il vous reste à contacter chacun d'entre eux afin d'identifier votre contact qui suivra les phases de RFI/RFP.

2.3 Organisez la consultation et préparez le RFP

En parallèle de l'identification des fournisseurs potentiels, il vous faut travailler avec votre service Achats et votre service Juridique pour préparer le RFP. Les Achats et le Juridique sont des acteurs clés pour toutes les informations non techniques que devront fournir les soumissionnaires, telles que :

  • La description de la société
  • Le chiffre d'affaires, le nombre d'employés
  • La solidité financière
  • Les prérequis contractuels ou légaux
  • Les contraintes éthiques et environnementales...

Il vous faudra aussi discuter du planning de la sollicitation avec votre équipe de sélection, qu'il est temps d'introduire. Vous devez vous assurer que toutes les personnes qui participeront à la sélection joueront le jeu et consacreront le temps nécessaire à la lecture des offres, à leur évaluation et à l'éventuelle audition des finalistes. Il est fondamental d'obtenir leur engagement sur ce point, sinon vous perdrez votre temps, et eux le leur. Vous devrez également valider auprès du management que la décision qui sortira de l'équipe de sélection sera supportée par la Direction, du moment que la proposition respecte le cadre budgétaire établi.

Pour en revenir sur le planning de la sollicitation, il vous faut définir les dates suivantes :

  • Date d'envoi de l'appel d'offres
  • Date limite pour l'envoi des questions des soumissionnaires
  • Date limite pour l'envoi des offres
  • Journées pendant lesquelles votre équipe lira et notera les offres
  • Journée pendant laquelles votre équipe sélectionnera les finalistes
  • Journée de soutenance des offres des finalistes
  • Date limite de sélection du fournisseur retenu
  • Date limite pour la signature du contrat.

Certaines de ces dates sont à inclure au RFP afin de partager le planning avec les fournisseurs potentiels. Si vous désirez organiser une soutenance des finalistes, vous devez les prévenir à l'avance de la date de soutenance, au cas où ils seraient retenus, afin de leur laisser l'occasion d'organiser leur planning.

2.4 Définissez les critères de sélection et de la grille de notation (surtout pour les RFP)

La dernière chose à préparer avant d'envoyer l'appel d'offres est de réfléchir aux critères de sélection des fournisseurs. Cela s'applique surtout aux RFP car dans ce cas, le prix n'est pas le seul élément déterminant.
Note : vous pouvez toutefois appliquer également cette méthode aux RFQ en sélectionnant des critères non financiers tels que la Qualité, le respect de l'environnement, les délais de livraison, etc.

Les critères que vous définirez ne doivent pas être trop nombreux. Rappelez-vous que chaque membre de l'équipe de sélection devra noter tous les critères pour tous les soumissionnaires... Avec une équipe de 5 personnes, 6 fournisseurs et 20 critères, cela fait déjà 600 notes à donner !

La méthode que je vous propose se résume en deux étapes.

1. Adéquation avec les spécifications
Tout d'abord, il s'agit d'évaluer la réponse technique en vérifiant qu'elle se conforme aux spécifications demandées. Pour cela, je vous propose de préparer un tableau de notations pondérées, tel que décrit dans l'exemple ci-dessous. Il vous faudra discuter des poids à donner à chaque critère en fonction de leur importance. Vous pouvez utiliser une échelle de 1 à 3 comme par exemple : 1 (c'est un plus) ; 2 (important) ; 3 (obligatoire).
Ensuite chaque membre de l'équipe devra noter chaque spécification, pour chaque fournisseur. Là aussi, n'allez pas trop loin dans l'échelle de notation. Je vous propose également de noter de 0 (fonctionnalité non remplie) à 3 (fonctionnalité totalement remplie).
En multipliant ces deux chiffres, vous obtiendrez une note pondérée, d'une amplitude maximale de 0 à 9.




2. Autres critères de sélection

Une fois que vous avez construit votre grille de notation détaillée des fonctionnalités, vous pouvez calculer une moyenne des fonctionnalités en les regroupant par catégories, afin d'éviter de créer un radar ayant trop de segments. Reportez ces moyennes dans une seconde grille (voir ci-dessous). Divisez ces résultats par le score maximal du groupe concerné puis multipliez le résultat par 3 pour obtenir une moyenne sur une échelle de 0 à 3.

Ensuite, ajoutez tous les critères non techniques, comme le prix, les prérequis contractuels, la solidité financière... Ces critères sont également à noter sur une échelle de 0 (plus mauvaise note) à 3 (meilleure note).

Ce second tableau vous donne alors, pour chaque fournisseur, une liste de critères notés de 0 à 3, certains provenant du calcul des moyennes du premier tableau, d'autres notés directement par les membres de l'équipe.



3. Le processus de sélection

3.1 Envoyez le RFP

Vous êtes prêts maintenant à lancer votre appel d'offres. Une fois les documents envoyés aux fournisseurs, vous risquez de recevoir des questions de leur part. En fonction de l'organisation que vous avez mise en place pour votre processus de sélection, vous enverrez les réponses pendant la période où ils prépareront leurs offres.

A des fins de transparence, je vous recommande de consolider toutes les questions et les réponses associées dans un seul document, que vous enverrez à l'ensemble des fournisseurs afin de garantir une stricte équité de traitement.

3.2 Lisez et notez les réponses

Une fois la date limite de remise des offres atteinte, vous avez dû recevoir les propositions des fournisseurs. Il est temps à présent pour vous et votre équipe de vous mettre au travail !

Voici quelques conseils pour la lecture et la notation des offres :
  • Lisez une réponse, puis notez-la immédiatement dans votre grille de réponse
  • Une fois que vous avez lu et noté deux réponses, revérifiez les scores attributés à chaque fournisseur et comparez-les. Si les deux fournisseurs ont donné une réponse équivalente pour un critère donné, ils doivent avoir la même note pour ce critère.
  • Enfin, quand toutes les réponses sont notées, refaites une passe horizontale sur l'ensemble des notes pour vérifier que vous avez traité chaque fournisseur équitablement.
Ce travail est à faire par chacun des membres de l'équipe de sélection. Informez-les donc bien au préalable de prévoir le temps nécessaire pour lire et noter les offres !

3.2 Mettez les résultats en commun et réévaluez les offres

Chaque membre de l'équipe de sélection vous envoie alors sa grille de notation. Vous avez la responsabilité de consolider les résultats.

Dans ce domaines, vos compétences sur Excel peuvent s'avérer utiles pour compiler les résultats et pour fournir une grille de notation en 3 dimensions (noteur / fournisseur / critère). Si vous n'avez pas votre ceinture noire d'Excel, voici quelques conseils pour vous aider à construire ce tableau de consolidation.
La grille qui suit est à répéter pour chaque fournisseur. Copiez-collez les notes de chacun des membres de votre équipe (notés dans mon exemple de T1 à T5), puis ajoutez trois formules pour calculer la note minimum, la note maximum et la note moyenne.

Critère # Poids T1 T2 T3 T4 T5 MIN AVG MAX Action
Modèle de données 1 3 6 6 3 6 6 3 5.4 6  
Moyens d'accès 2 3 9 9 9 0 6 0 6.6 9 Vérifiez les scores limites

Ensuite, libre à vous de considérer la note moyenne directement ou non. En effet, si l'écart-type entre les notes est trop fort, cela signifie que votre équipe ne tombe pas d'accord sur ce critère (voir deuxième ligne du tableau).

En fonction du nombre de notes sur lesquelles vous devez travailler, vous avez plusieurs possibilités pour identifier les notes atypiques :
  • Si le plus mauvais score et le meilleur score sont donnés pour un critère (exemple ci-dessus)
  • Si la note d'un membre est trop éloignée de la moyenne (>4 par exemple)
  • Si l'écart à la moyenne d'une note est supérieur à l'écart type
Dans tous les cas, quelle que soit la méthode que vous appliquez, vous devrez alors demander à ceux qui sont à l'origine des notes atypiques de se justifier. Eventuellement, ils reverront alors leur note et vous atteindrez alors un consensus au sein de votre équipe.

3.3 Sélectionnez les finalistes

A la fin de cet exercice, vous serez en mesure, à l'aide de la grille de notation consolidée ci-dessus, de créer des graphiques de comparaison des offres afin d'évaluer la meilleure réponse. Personnellement, j'aime assez les graphiques en radar pour ce type d'exercice car je les trouve très expressifs : plus la surface est grande dans le radar, meilleure est la réponse.

Tous ces éléments doivent vous aider à vous décider sur la liste des fournisseurs qui iront en finale et qui auront le privilège de participer au dernier round.

4. La sélection finale

Pour la sélection finale, vous devez indiquer les préférences du groupe de sélection à votre management. Normalement, il s'agit du fournisseur avec le "meilleur radar". Mais cela peut aussi être le moins cher. Cela va dépendre de la stratégie de la société. Quoi qu'il en soit, il reviendra au management d'entériner la décision. La meilleure chose que vous puissiez faire est de leur donner les arguments qui leur permettront de choisir la meilleure solution.

5. Conclusion

J'ai utilisé cette méthodologie sur déjà trois projets. Elle conduit à de bonnes conclusions, et, normalement, le meilleur fournisseur se démarque des autres à la fin de ce processus de sélection. Cela étant, je me suis également trouvé confronté à des difficultés d'ordre politique. Dans mon dernier projet, nous avons passé près de six mois à sélectionner le fournisseur en suivant cette méthodologie, mais le nom du finaliste nous a été imposé par le management, bien que ce fournisseur ne se trouvait pas dans la short-list !

En guise de conclusion, je dirai simplement que cette méthodologie peut vous être d'une grande aide. Mais avant d'y consacrer du temps, prenez la température auprès de votre management. Si des facteurs politiques risquent de perturber le processus, retournez voir le management et proposez leur de prendre la décision directement. Vous économiserez du temps et de l'argent pour votre projet !

6. Liens utiles

En complément de cet article, je vous invite à visiter et utiliser le site www.supplierselect.com. Ce site vous permettra de gérer vos RFP en ligne. Essayez-le !

 

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Arnaud Bonneville

Arnaud Bonneville est Directeur Associé d'Alterest. Interim Manager et Programme Manager, il mène des missions de direction de projets et de programmes en France et à l'international depuis plus de 15 ans.