mardi, 01 mars 2011 22:28

Sachez animer vos projets !

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Quel est votre style de management ? Si vous avez déjà suivi des formations en gestion de projet ou en développement de compétences en ressources humaines, vous vous êtes certainement déjà posé la question. L'objet de cet article n'est pas de décrire les différents styles du management ou les théories classiques de la motivation, mais de vous expliquer comment j'ai pu impliquer mon équipe projet et atteindre un niveau élevé de motivation de mes partenaires dans le projet.

La théorie de la gestion de projet précise que le chef de projet doit être un leader. Une fois dit cela, il existe différentes méthodes pour parvenir à ses fins : être directif, autocratique, etc. La méthode que j'ai choisi d'utiliser est la gestion de projets participative. Pour mettre en place ce niveau de participation, j'ai utilisé différentes méthodes que je vais à présent décrire.

1. La réunion de lancement (kick-off)

La réunion de lancement du projet est l'une des réunions les plus importantes dans la vie du projet. Je vous conseille de la préparer attentivement !

1.2 Quand faut-il organiser cette réunion ?

Dans la plupart des cas, lorsque vous organisez votre réunion de lancement, il est déjà trop tard ! Dans mes précédents projets, j'ai dû concevoir le plan projet tout seul, passer la réunion de lancement, et seulement à ce moment provoquer cette réunion de démarrage. Pourtant je pense à présent que c'était une erreur, car l'équipe projet n'a pas participé à la phase préparatoire du projet, et j'y ai perdu une excellente occasion d'impliquer les acteurs dans le projet. L'idée est pourtant simple : on est beaucoup motivé pour mettre en oeuvre quelque chose que l'on a inventé que l'invention d'un autre !

Mon premier conseil pour motiver vos troupes est donc d'organiser cette réunion de lancement... avant même le lancement du projet !!!

1.2 Qui inviter à cette réunion de lancement ?

La question qui découle de cette proposition est simple : comment puis-je inviter mon équipe projet, pour un projet qui n'est même pas lancé ? En effet, dans mes précédents projets, mon équipe n'a été créée qu'après le lancement du projet. Mais pour mon projet actuel, j'ai eu la chance de pouvoir impliquer cette équipe dès l'étude d'opportunité, l'"avant-projet" en fait. Pour ce faire, j'ai dû évidemment demander au chefs de service de me désigner un représentant, pour chaque service concerné dans l'organisation.

Je reconnais néanmoins que tous les chefs de projet n'ont pas cette possibilité d'avoir son équipe au moment de l'avant-projet. Dans ce cas, ce que je suggère est de demander aux responsables de service de définir une petite équipe qui travaillera sur l'élaboration du plan projet.

1.3 De quoi faut-il parler lors de cette réunion de lancement ?

La première chose à faire dans ce genre de réunion est évidemment un tour de table afin de laisser à chacun l'occasion de se présenter à l'équipe. Vous pouvez en profiter pour leur demander leur expérience sur des projets passés, s'ils ont déjà pris part à une équipe projet.

Ensuite, c'est à vous ! Vous allez avoir besoin de décrire votre projet, sa justification, ses objectifs et ses dates-clés. Cette présentation ne devrait pas durer plus d'une heure, si vous voulez les garder réveillés !

Et après... c'est à eux de travailler ! Cette réunion de lancement est un excellent moment pour organiser des réunions de brainstorming sur le projet. En fonction du nombre de participants, vous pouvez diviser l'audience en plusieurs groupes de 3 à 4 personnes. Les sessions de brainstorming ne doivent pas dépasser trois quarts d'heure, au delà c'est trop long. Juste après chaque session, effectuez une mise en commun des idées et écrivez une synthèse du brainstorming. Voici quelques sujets que vous pouvez faire travailler durant ces sessions :

  • Idenfitication des livrables du projet, cela sera un bon début pour votre énoncé du contenu du projet (Scope Statement)
  • Identification des risques du projet. L'identification des risques par brainstorming est un très bon moyen d'en oublier le moins possible
  • Identifier les actions de communication du projet, là encore une bonne base pour votre plan de communication.

Et voilà le travail ! A la fin de votre journée, votre équipe aura une bonne connaissance du projet, ils auront déjà travaillé ensemble lors des brainstormings, et auront participé à la naissance du projet en contribuant au plan projet.

N'oubliez pas de terminer la journée par des informations pratiques : comment l'information sera-t-elle partagée (dossiers communs, intranet...) ? Quand et à quelle fréquence auront lieu les revues de projet ? Et surtout : donnez-leur immédiatement du travail ! Il ne faut pas que la pression retombe à la fin de la journée, battez le fer tant qu'il est chaud et constituez des groupes de travail ! Demandez aux membres de votre équipe d'être volontaire dans ces groupes, et trouvez parmi eux un responsable pour chaque groupe.

Si vous faites tout cela, la mayonnaise devrait prendre, si vous pensez à la remuer en permanence !

2. Les groupes de travail

Une fois les groupes de travail définis au terme de notre journée de lancement, vous devez à présent définir les objectifs et dates butoir pour chaque groupe. Je vous suggère de participer à ces groupes, au moins à leur première réunion. Mais ne prenez pas la responsabilité du groupe, introduisez simplement le groupe de travail en le replaçant dans le contexte du projet, expliquez pourquoi il a été créé, ce qu'il apportera au projet et les livrables attendus.

Encouragez tous vos groupes à mettre leurs travaux en commun le plus vite possible, et pas seulement en soumettant leurs conclusions après le dernier meeting. Qu'ils publient leurs résultats, même à l'état de brouillons, sur votre système d'information projet, dossier partagé ou intranet.

Encouragez-les également à informer tous les membres de l'équipe projet sur leurs derniers travaux afin de permettre à chaque membre d'avoir le même niveau d'information. Un mail suffit pour prévenir tout le monde !

Enfin, n'oubliez pas de suivre les progrès de vos groupes ! Ceci est une excellente raison pour organiser des réunions d'avancement réguliers de votre projet !

3. Les réunions d'avancement du projet

Les réunions d'avancement du projet doivent être organisées régulièrement. Je vous conseille de les faire une fois par semaine pendant les phases de planning et de conception, puis deux fois par mois pendant la phase d'exécution. Etablissez une durée maximale d'une heure et définissez un ordre du jour standard.

Pour mon project actuel, voici l'ordre du jour type que j'ai mis en place :

  • Informations sur le projet - pour partager avec l'équipe les derniers événements survenus dans le projet
  • Etat d'avancement des groupes de travail. Chaque responsable de groupe donne un point sur ses travaux
  • Problèmes rencontrés et points d'action - demandez à votre équipe, si l'un d'entre eux rencontre un problème, d'en parler à ce moment-là
  • Revue des risques - discutez des nouveaux risques identifiés, informez des risques clos
  • Tour de table - laissez votre équipe s'exprimer !


Quelques règles pratiques pour ces réunions d'avancement :

  • Commencez à l'heure (5 minutes de retard tout au plus)
  • N'obligez pas les membres à être tous présents à chaque fois, mais demandez-leur de vous informer de leurs travaux par mail avant la réunion
  • Envoyez le compte-rendu le jour même à l'ensemble de l'équipe, même aux absents
  • Laissez les gens s'exprimer et présenter leurs problèmes
  • Motivez les timides en les questionnant directement sur leurs impressions.

Avec une telle organisation, j'ai réussi à mettre en oeuvre et maintenir un niveau d'implication et de motivation élevés au sein de mon équipe projet, bien que certaines personnes ne participent pas comme je le voudrais. En effet certaines personnes restent à l'écart et se marginalisent, et du coup je ne les vois plus du tout. C'est dans ce cas pour moi le temps d'en parler à leurs responsables pour les remplacer par d'autres !

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Arnaud Bonneville

Arnaud Bonneville est Directeur Associé d'Alterest. Interim Manager et Programme Manager, il mène des missions de direction de projets et de programmes en France et à l'international depuis plus de 15 ans.